Strategi Menuju Paperless Community
Friday, June 22, 2018
Banyak cara yang bisa diupayakan dalam rangka mengurangi penggunaan kertas, khususnya dalam aktivitas kerja di perkantoran. Memencet tombol print memang tidak butuh banyak tenaga tapi kertas untuk menyetaknya merupakan hasil dari eksploitasi hutan yang berkepanjangan. Bila tidak diantisipasi dari sekarang maka tidak mustahil generasi berikutnya akan asing dengan hutan serta pepohonan. Untuk itulah sejak lama upaya seperti reboisasi digalakkan dengan tujuan untuk menyelamatkan bumi. Semua orang mempunyai andil dalam gerakan ini dari mulai hal terkecil sekalipun seperti penghematan penggunaan kertas.
- Review penggunaan kertas di kantor
Penumpukkan kertas di perkantoran untuk laporan pajak, bukti pembayaran, formulir cuti dan lain sebagainya sudah berlangsung selama bertahun-tahun. Sudah saatnya kita memulai perubahan ke arah yang lebih efisien dengan mengidentifikasi kebutuhan cetak, mulai dari yang paling penting hingga yang tidak terlalu perlu.
Dari daftar itu Anda kemudian bisa memutuskan mana saja tahapan kerja dan atau administratif yang bisa tetap dilakukan tanpa menggunakan dokumen cetak. Langkah awal ini sebaiknya dimulai dari pucuk pimpinan untuk selanjutnya dijalankan oleh seluruh divisi.
- Buat sistem untuk melacak penggunaan kertas
Bila memungkinkan, buatlah sistem yang bisa melacak seberapa banyak seseorang sudah menyetak dokumen. Cara ini diharapkan dapat memotivasi orang agar membatasi diri dalam menyetak dokumen kerja. Sistem ini juga dapat membantu orang agar bisa melihat perubahan perilaku dalam menyetak dokumen dari bulan ke bulan, sehingga nantinya menjadi kebiasaan.
- Optimalkan pemanfaatan teknologi
Semua orang tahu bahwa teknologi selalu berkembang, dan salah satunya adalah penyimpanan data dengan menggunakan cloud sehingga setiap anggota tim dapat saling berbagi file dan langsund mengedit tanpa perlu menyetaknya ke atas kertas.
- Biasakan rapat tanpa kertas
Dengan adanya teknologi berbagi file seperti google drive, Anda hanya perlu membawa laptop masing-masing ke dalam ruang rapat. Praktis dan ramah lingkungan. Kalaupun dokumen cetak tetap tidak bisa dihindari maka buatlah beberapa kopi hanya untuk orang-orang tertentu seperti para manager.
- Tempel slogan yang menarik
Jangan lupa tempelkan peringatan di sekitar mesin printer yang bisa membuat orang berpikir ulang sebelum menyetak dokumen atau data lainnya. Sesuatu yang bertuliskan seperti 'Sudah berapa kali Anda nge-printhari ini?' atau 'Dari pada nge-print, pake gdoc aja!'
Upaya terakhir yang juga bisa menjadi alternatif adalah dengan tidak menyediakan banyak stok kertas setiap bulannya, sehingga mau tidak mau semua orang harus memiliki prioritas mana yang perlu dicetak mana yang tidak.
Sumber: panda.org
Gambar: unsplash
