Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Sewa Ruang Meeting
Friday, October 5, 2018
Meeting merupakan kegiatan untuk mempresentasikan perusahaan, walaupun hanya dilakukan dalam beberapa jam saja. Sewa ruang meeting juga sangat mempengaruhi representasi akan perusahaan Anda. Terlebih lagi, Anda harus meeting dengan kolega dengan perusahaan lain atau calon investor. Maka dari itu, sebelum menyewa salah satu tempat sebagai ruang meeting, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Hal ini dilakukan agar Anda tidak salah memilihnya.
Setiap meeting pastinya memiliki kebutuhannya masing – masing. Ada meeting untuk brainstorming aja, atau memiliki sifat pitching atau bisa juga untuk membahas suatu permasalahan. Jadi sebelum Anda benar – benar memutuskan sewa ruang meeting, pastinya Anda harus menyesuaikannya dengan tujuan dari diadakannya meeting tersebut.
Jadi, misalnya, jika meeting dilakukan hanya untuk kumpul atau silaturahmi yang bersifat casual saja, memiliki tempat meeting yang santai bisa dilakukan, seperti café atau restoran. Namun bagi Anda yang membutuhkan ruangan lebih private dan sifatnya confidential, pilihlah ruangan meeting yang tertutup.
Pastinya, ruangan tertutup dengan dinding, bukan hanya pembatas kaca saja. Hal tersebut dilakukan agar kerahasiaan di antara kedua belah pihka bisa terjaga. Selain itu, apabila meeting yang dilakukan dengan petinggi perusahaan atau investor bisa menyewa hotel agar terlihat lebih berkelas.
Tentukan lokasi yang diinginkan
Apabila Anda ingin melakukan meeting dengan orang lain, pastikan juga memilih lokasi yang pas. Sewa ruang meeting yang berlokasi yang banyak orang tahu atau di tengah – tengah kota. Hal agar orang yang bersangkutan mudah untuk menemukannya. Penting juga memilih lokasi yang dekat dengan kendaraan umum, seperti halte transjakarta atau dekat stasiun. Dengan begitu, bagi yang tidak membawa kendaraan bisa lebih mudah mencapai lokasi tersebut.
Dengan menentukan lokasi secara sepihak tanpa adanya pertimbangan akan membuat orang yang diundang rapat tidak tertarik. Terlebih lagi, lokasinya yang tidak dikenal, pastinya membuat orang yang bersangkutan enggan untuk datang. Bahkan mereka akan berpikir dua kali dan bisa – bisa melakukan reschedule.
Pilih dengan fasilitas yang memadai
Kebutuhan setiap meeting pastinya berbeda – beda. Namun kebanyakan meeting membutuhkan proyektor untuk mempresentasikan materi meeting. Terlebih lagi, jika meeting yang dilakukan lebih dari dua orang. Proyektor dibutuhkan agar semua anggota rapat bisa melihat dengan jelas materi yang disampaikan.
Namun, jika meeting hanya dilakukan oleh dua atau tiga orang, mungkin proyektor tidak terlalu dibutuhkan, laptop saja cukup. Maka dari itu, pertimbangkan juga fasilitas yang diberikan sebelum sewa ruang meeting. Ada lagi fasilitas yang dibutuhkan saat meeting, yakni koneksi internet.
Mungkin rasanya kurang lengkap, jika tidak ada koneksi internet saat meeting. Walaupun memang sudah ada internet portable dan bisa dibawa kemana – mana. Namun akses internet masih saja dibutuhkan oleh anggota rapat.
Maka dari itu, pertimbangkan pula, apakah tempat sewa ruang meeting tersebut menyediakan koneksi internet atau tidak. Namun begitu, pastikan juga koneksi internetnya lancar dan baik. Dengan begitu, acara meeting akan berjalan mulus dan lancar.
Jam operasional dari tempat tersebut
Pastikan juga jam operasional sebelum sewa ruang meeting. Terlebih lagi, jika tamu Anda bisa mengadakan pertemuan, mulai jam 5 atau 6 sore. Oleh karena itu, pilih tempat meeting yang buka hingga jam malam.
Jadi misalnya, jika meeting dilakukan jam 5 atau jam 6 sore, paling tidak pilih tempat sewa yang tutup hingga jam 8 tau 9 malam. Hal ini dilakukan untuk mnegantisipasi, apabila terjadi molor. Dengan begitu, meeting tidak perlu berhenti di tengah - tengah atau tertunda. Disebabkan oleh ruangan meeting tersebut tidak bisa digunakan lagi.
Selain itu, hindari juga memilih ruangan meeting yang jam operasionalnya sangat dekat dengan waktu meeting Anda. Hal ini dilakukan untuk berjaga – jaga, apabila durasi meeting yang dilakukan lebih panjang dari yang ditentukan.
Anda bisa memilih meeting di hotel yang memiliki jam operasional lebih panjang. Bahkan, hotel tidak memiliki jam tutup, jadi lebih fleksible menentukan waktu buat meeting.
Itulah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum sewa ruang meeting. Pastinya harus sesuai dengan kebutuhan.
Gambar: pixabay
