Menyewa Tempat Event untuk Rapat Kantor, Mengapa Tidak
Wednesday, October 3, 2018
Hampir setiap perusahaan selalu mengadakan rapat di kantor mereka, payahnya lagi rapat hampir selalu diadakan di ruang rapat yang sama. Mengadakan rapat di gedung kantor sendiri memang lebih praktis dan hemat waktu. Namun sesekali rapat kantor juga perlu diadakan di luar gedung kantor seperti di tempat-tempat event. Berikut adalah alasan mengapa rapat kantor perlu diadakan di luar gedung kantor.
1. Menumbuhkan Ide dan Solusi Kreatif
Salah satu hal yang dapat menghambat kreativitas adalah melakukan hal yang sama di ruang yang sama berulang kali. Jadi mengadakan rapat di ruang yang sama berkali-kali akan membuat para peserta rapat merasa jenuh dan tidak sanggup untuk berpikir kreatif serta mencari solusi baru. Jika Anda tidak ingin hal tersebut terjadi maka jauhkan pegawai dan rekan kerja Anda dari ruang rapat yang sempit dan berdinding putih yang mengekang.
Kejenuhan dan ketidakmampuan dalam berpikir di ruang rapat sama halnya dengan kejenuhan dan hilangnya ide ketika Anda duduk berjam-jam di depan komputer. Saat hal tersebut terjadi, tentu Anda akan meluangkan waktu barang lima menit untuk berjalan ke dapur,toilet atau mengitari ruangan untuk menghilangkan kejenuhan dan menyegarkan pikiran Anda.
Namun saat rapat dilakukan, tentu saja para peserta rapat tidak dapat beranjak dari tempat duduk mereka untuk menyegarkan pikiran maka cara menyegarkan pikiran mereka adalah dengan mengadakan rapat di luar kantor. Mengadakan rapat di tempat event akan membantu mereka untuk berpikir kreatif, menemukan solusi dan menciptakan ide baru.
2. Meningkatkan Fokus dan Produktivitas
Komputer-komputer yang berjajar rapi, meja-meja yang penuh dengan tumpukan berkas, serta suara sayup dari rekan kantor yang melakukan panggilan melalui telepon adalah suasana yang selalu Anda dapatkan di kantor. Satu-satunya pemandangan lain yang bisa Anda perhatikan untuk menghilangkan kejenuhan terhadap suasana itu adalah jalan raya yang hanya bisa Anda tatap dari balik jendela kaca kantor.
Lingkungan kantor yang begitu-begitu saja sudah tentu membuat Anda merasa bosan. Ketika kebosanan Anda belum terobati Anda sudah harus memasuki ruang rapat yang lagi-lagi begitu-begitu saja dan sistem rapat yang juga begitu saja. Kebosanan Anda menjadi bertambah. Kalau sudah begini tentu saja Anda tidak bisa fokus saat menghadiri rapat dan produktivitas Anda akan terhambat.
Akan tetapi hal tersebut tidak akan terjadi bila rapat dilakukan di tempat lain di luar kantor yang memiliki suasana lebih segar, santai dan menyenangkan. Melakukan rapat di lingkungan yang baru bukan hanya akan mempertahankan fokus dan produktivitas Anda tetapi juga akan meningkatkannya. Di Amerika pernah diadakan survei terhadap beberapa pegawai kantor tentang rapat di kantor serta di tempat event, 63% peserta survei mengaku bila mereka jadi lebih fokus dan bersemangat ketika rapat diadakan di luar kantor.
3. Mendapatkan Akses yang Lebih Lengkap
Bila Anda mengadakan rapat ataupun pesta perusahaan di luar kantor maka yang Anda dapatkan bukan sekadar tempat event. Banyak event space yang menawarkan teknologi-teknologi terbaru dan fasilitas yang lebih baik dibandingkan dengan kantor-kantor perusahaan. Teknologi yang lebih canggih serta fasilitas yang lebih lengkap membuat Anda dapat memenuhi kebutuhan rapat.
Barangkali teknologi di ruang rapat kantor Anda saat ini memiliki teknologi yang cukup canggih, tetapi sudahkah ruang rapat tersebut memiliki fasilitas yang memadai? Mengadakan rapat di tempat event yang memiliki fasilitas lebih lengkap dari kantor Anda akan membuat para pegawai lebih rajin dalam membuat presentasi melalui fasilitas tersebut. Mereka akan mempresentasikan hasil kerja mereka dalam bentuk yang sekreatif mungkin dengan fasilitas di event space tersebut.
Semakin menarik presentasi yang disajikan maka para peserta rapat juga akan semakin fokus, pikiran mereka hanya ada di ruang rapat tersebut, ide mereka hanya mereka limpahkan pada pertemuan tersebut sehingga rapat akan berjalan lebih kondusif, waktu yang Anda gunakan lebih efektif dan tentu saja keuntungan perusahaan akan semakin besar.
4. Menyatukan Karyawan dari Kantor yang Berbeda
Mengadakan rapat tempat event dengan suasana yang santai adalah cara yang cocok untuk menyatukan para karyawan dari kantor yang berbeda. Maka bila Anda akan mengadakan pertemuan antar kantor cabang lakukanlah di luar gedung kantor.
Gambar: pixabay